Allgemeine Geschäfts- und Zertifizierungsbedingungen der Plan-Q-CERT (PQ-CERT)
zur Zertifizierung von Qualitätsmanagementsystemen.
- Geltungsbereich
Diese Bedingungen gelten für alle Rechtsbeziehungen bzgl. Zertifizierungen zwischen der PQ-CERT und seinen Auftraggebern, insbesondere für die zwischen der PQ-CERT und den Auftraggebern geschlossenen Verträgen, soweit im Vertrag nichts anderes schriftlich vereinbart wurde oder gesetzlich zwingend vorschrieben ist.
1.1 Vertragsgegenstand
Gegenstand des Vertrages ist die Durchführung eines Verfahrens zur Zertifizierung des Auftraggebers im Hinblick auf die Erfüllung der Anforderungen gemäß der DIN EN ISO 9001 bzw. anderen geltenden gesetzlichen Bestimmungen sowie zur Erteilung und Verwendung eines Zertifikates der PQ-CERT.
1.2 Vertragsdauer
Dieser Vertrag ist nach der abgeschlossenen Zertifizierung drei Jahre lang gültig. Der Vertrag verlängert sich automatisch, sollte eine der Parteien nicht mit einer Frist von drei Monaten vor Vertragsende (geplantes Audit) schriftlich kündigen.
- Pflichten des Auftraggebers
2.1 Überlassung der Unterlagen
Der Auftraggeber verpflichtet sich, die im Rahmen der Zertifizierung seines QM-Systems benötigte Auskünfte und Unterlagen der PQ-CERT gewissenhaft, vollständig und unentgeltlich sowie termingerecht zur Verfügung zu stellen.
2.2 Information
Der Auftraggeber stellt sicher, dass dem Auditor der PQ-CERT alle Informationen zur Beurteilung des QM-Systems vollständig und wahrheitsgemäß erteilt werden. Der Auftraggeber hat von sich aus auf alle Vorgänge und Umstände, die zur Durchführung des Auftrages von Bedeutung sein können, aufmerksam zu machen. Verantwortliche Mitarbeiter müssen während eines Audits zur Verfügung stehen und es muss die Möglichkeit zur Einsichtnahme aller relevanten vorhandenen Unterlagen gewährleistet sein. Zugang zu Beschwerden der Kunden und die eingeleiteten Maßnahmen müssen im Rahmen der Zertifizierungs- und Überwachungsverfahren ohne Einschränkung zugängig sein.
2.3 Mitteilung an PQ-CERT
Der Inhaber eines Zertifikates ist verpflichtet, alle wesentlichen Änderungen, die Einfluss auf die Erfüllung des zu auditierenden QM-Systems oder die jeweiligen Prüfungsanforderungen haben können, dem Auditor der PQ-CERT unverzüglich mitzuteilen.
2.4 Zahlungsverzug
Ist der Auftraggeber mit der Begleichung der Rechnung trotz angemessener Nachfristsetzung in Zahlungsverzug, so kann die PQ-CERT vom Vertrag zurücktreten, das Zertifikat entziehen, Schadenersatz wegen Nichterfüllung verlangen [siehe Ziffer 2.5.] und die weitere Ausführung des Auftrages verweigern.
Dies gilt auch bei Nichteinhaltung der Zahlungsbedingungen, bei Nichteinlösen von Schecks, Zahlungseinstellung, Konkurs oder Vergleichsantrag des Auftraggebers.
Im Falle des Zahlungsverzuges ist die PQ-CERT berechtigt, einen Zinssatz von 7% über dem Basissatz nach § 1 des Diskont-Überleitungs-Gesetzes vom 9. Juni 1998 [BGBI.IS 1242] zu verlangen. Gleichzeitig wird die Geltendmachung eines weitergehenden Schadens vorbehalten.
2.5 Rücktritt vom Vertrag
Im Fall einer vorzeitigen Vertragskündigung berechnet die PQ-CERT an den Auftraggeber als Annullierungskosten eine Ausfallentschädigung in Höhe von 30 % des vertraglichen Restwertes, auch wenn sie selbst den Vertrag kündigt.
2.6 Räumlichkeiten
Der Auftraggeber ist verpflichtet, den Auditoren für die Durchführung der Audits vor Ort entsprechende Räumlichkeiten zur Verfügung zu stellen.
2.7 Auditvoraussetzungen
Für die ordnungsgemäße Durchführung der Zertifizierung(en) ist es erforderlich, dass zum Audit die erforderlichen Aufzeichnungen und Dokumente vorliegen.
- Verpflichtungen der PQ-CERT
3.1 Haftung
Die PQ-CERT verpflichtet sich, ihre Tätigkeit im Rahmen des Auditverfahrens durch qualifiziertes Personal und nach bestem Wissen und Gewissen auszuführen. Die PQ-CERT haftet nicht für die Nichtanerkennung des Zertifikates durch Dritte oder bei Schadensersatzforderungen an den Zertifikatsinhaber aufgrund nicht erfüllter Erwartungen. Sonst haftet die
PQ-CERT – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur, wenn von den gesetzlichen Vertretern der PQ-CERT oder deren Erfüllungsgehilfen Schäden vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht wurden.
3.2 Vertraulichkeit
Die PQ-CERT verpflichtet sich alle ihren Mitarbeitern und in ihrem Auftrag tätigen Personen zugänglich gemachten Informationen über einen Auftraggeber streng vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der mit dem Auftraggeber vereinbarten Tätigkeiten zu verwenden. Ausnahmen davon bedürfen der schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Im Rahmen der Publikationspflicht darf die PQ-CERT die Adressdaten des Auftraggebers bekannt geben.
3.3 Urheberrechtsschutz
Die PQ-CERT behält an den von ihr erbrachten Leistungen, soweit sie urheberrechtsfähig sind, das Urheberrecht. Der Auftraggeber darf insbesondere die ihm im Rahmen des Auftrags zugänglich gemachten Arbeitspapiere, Unterlagen und anderweitigen Hilfsmittel nur für den vereinbarungsgemäßen Zweck verwenden. Das Kopieren, Vervielfältigen und auch Veröffentlichen der im Rahmen des Auftragsverhältnisses von der PQ-CERT zugänglich gemachten Arbeitspapieren, Unterlagen usw. bedarf in jedem Fall der Einwilligung der PQ-CERT.
3.4 Benennung von Auditoren
Die PQ-CERT verpflichtet sich, nur Auditoren, die von der Leitung der PQ-CERT aufgrund ihrer fachlichen Qualifikation, ihrer mehrjährigen Erfahrung im Qualitätsmanagement und ihrer charakterlichen Eignung als CERT iQ -Auditoren berufen wurden, einzusetzen.
Eine begründete Ablehnung eines der für den Auftrag benannten Auditoren durch den Auftraggeber verpflichtet die PQ-CERT, einen neuen Vorschlag zu unterbreiten. Für den Fall, dass ein Auditor unmittelbar vor oder während des Audits aus Gründen, die er selbst nicht zu vertreten hat, ausfällt, benennt die PQ-CERT in Absprache mit dem Auftraggeber einen Vertreter.
- Durchführung von Audits
Das Zertifizierungsaudit wird in zwei Stufen durchgeführt. Die Audit Stufe 1 ist optional und dient dazu, einen Überblick über das Managementsystem und den Umsetzungsstatus zu erlangen. Nach Erreichen der Audit Stufe 1 kann dann die Stufe 2 des Audits erfolgen, in der die Umsetzung und Einhaltung des Qualitätsmanagementsystems bewertet wird. Das Stufe 1 und Stufe 2 Audit können grundsätzlich unmittelbar aufeinander erfolgen.
Sollte die Audit Stufe 1 ergeben, dass eine Zertifizierungsreife nicht gegeben ist, kann die Audit Stufe 2 nicht unmittelbar im Anschluss durchgeführt werden.
Bei Nichtzustandekommen der Audit Stufe 2 ersetzt der Auftraggeber der PQ-CERT die bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen Aufwendungen. Stufe 1 und Stufe 2 Audit dürfen nicht länger als 6 Monate auseinander liegen. Liegen mehr als 6 Monate zwischen Stufe 1 und Stufe 2 Audit muss Stufe 1 wiederholt werden.
Der Vertrag zur Zertifizierung muss der PQ-CERT ca. 10 Wochen vor dem gewünschten Audittermin vorliegen. Das Audit wird entsprechend den Vereinbarungen mit dem Auftraggeber durchgeführt. Das Audit besteht aus einer umfassenden Prüfung der QM-Unterlagen, der Aufbau- und Ablauforganisation sowie der Umsetzung der QM-Anforderungen beim Auftraggeber. Die hierzu erforderliche Dokumentation in Form eines QM-Handbuches, sowie der zugehörigen Verfahrens- und Arbeitsanweisungen ist vom Auftraggeber zum Stufe 1 Audit zur Verfügung zu stellen.
Werden bei Zertifizierungen Mängel festgestellt, so liegt es im Ermessen der PQ-CERT, ein Nachaudit durchzuführen. Die Kosten der Nachzertifizierung sind vom Auftraggeber nach entstandenem Aufwand zu tragen.
- Dokumentenprüfung
Bei der Dokumentenprüfung stellen unsere Auditoren fest, inwieweit die Dokumentation Ihres Qualitätsmanagements bereits den Anforderungen der Norm entspricht.
- Voraudit / Audit Stufe 1
Im Voraudit stellen unsere Auditoren fest, ob und welche Normspezifischen Anforderungen in Ihrem Unternehmen bereits umgesetzt sind.
Festgestellte Abweichungen werden dokumentiert und zwischen dem Auftraggeber und Auditor wird eine Frist der Bearbeitung festgelegt.
Lässt die Auswertung der QM-Dokumentation und die Bewertung vor Ort ein Stufe 2 Audit als sinnvoll erscheinen, so wird ein Audittermin vereinbart.
- Zertifizierungsaudit / Audit Stufe 2
Das Audit wird zu dem mit dem Auftraggeber vereinbarten Termin durchgeführt. Während des Audits überzeugen sich die Auditoren, ob die schriftlichen Festlegungen des QM-Systems auch entsprechend Anwendung finden. Die während des Audits festgestellten Abweichungen/Feststellungen/Empfehlungen werden mit dem Auftraggeber anschließend im Abschlussgespräch besprochen. Der Auftraggeber erhält von der PQ-CERT abschließend einen Auditbericht, in dem das Ergebnis und Hinweise, die im Abschlussgespräch genannt werden, festgehalten sind.
- Überwachungsaudit
Zur Aufrechterhaltung der Gültigkeit des Zertifikates sind mindestens jährliche Überwachungsaudits vor Ort durchzuführen, in einem Abstand von jeweils 12 Monaten. Der Fälligkeitstag richtet sich nach dem letzten Audittag des Zertifizierungsaudits. Überwachungsaudits dürfen bis zu 3 Monate vor der Fälligkeit durchgeführt werden und müssen exakt bis zum Fälligkeitstag durchgeführt sein.
- Re-Zertifizierung / Wiederholungsaudit
Zur Verlängerung der Zertifizierung für weitere drei Jahre ist vor Ablauf der Gültigkeitsdauer eine Re-Zertifizierung beim Auftraggeber durchzuführen. Das Verfahren entspricht dem des Zertifizierungsaudits, wobei die Notwendigkeit und der Umfang der Audit Stufe 1 in Abhängigkeit von den Änderungen im Management-System und den bisherigen Auditerkenntnissen festgelegt wird. Bei erfolgreicher Re-Zertifizierung verlängert sich die Laufzeit des Zertifikates, unabhängig vom zulässigen Audittermin, um 3 Jahre, ausgehend vom Ablauftermin des vorherigen Zertifikates.
- Gerichtsstand und geltendes Recht
Einbeziehung und Auslegung dieser allgemeinen Geschäftsbedingungen regelt sich ebenso wie Abschluss und Auslegung der Rechtsgeschäfte mit dem Auftraggeber ausschließlich nach dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Der ausschließliche Gerichtsstand für sämtliche Streitigkeiten ist der Sitz der PQ-CERT, soweit der Auftraggeber Vollkaufmann ist, der Auftraggeber keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat oder der Auftraggeber eine juristische Peron des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
Hat die PQ-CERT in einem Land eine Kontaktperson, so ist der Gerichtsstand am Wohnort der jeweiligen Kontaktperson.
- Unwirksamkeit einer Bestimmung, Nebenabreden
Im Falle der Unwirksamkeit einer oder mehrerer der Bedingungen dieser AGB gilt an deren Stelle die gesetzliche Regelung als vereinbart. Die Wirksamkeit der übrigen Bedingungen bleibt unberührt.
- Inkrafttreten
Diese allgemeinen Geschäftsbedingungen treten mit dem Dokumentendatum (Stand im Kopftext) in Kraft. Ältere Geschäftsbedingungen verlieren zu diesem Zeitpunkt ihre Gültigkeit.